Статтею 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення» установлено, що основним документом, який підтверджує трудовий стаж (стаж роботи до 1 січня 2004 року, тобто до набрання чинності Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування»), є трудова книжка. З 01.01.2004 року стаж який враховується при призначенні пенсії називається страховим і його підтвердження здійснюється за даними персоніфікованого обліку – даних, що накопичуються та зберігаються Пенсійним фондом України.
Досить часто трапляються випадки: втрати трудової книжки, відсутності записів про роботу у трудовій, неправильні (неточні) дані про періоди роботи або оформлення записів не належним чином. В перелічених випадках, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Ø довідки підприємства, установи, організації роботодавця;
Ø виписки з наказів;
Ø особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
Ø посвідчення і характеристики з місця роботи;
Ø трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання;
Ø інші документи, що містять відомості про періоди роботи.
Також, у разі відсутності вищевказаних документів як доказ робочого стажу можуть прийматися членські квитки профспілок. Проте, такими квитками підтверджуються лише ті періоди роботи, за які є відмітки про сплату членських внесків.
Якщо письмові докази трудової діяльності не збереглися, підтвердження стажу проводиться органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків в порядку визначеному Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12 серпня 1993 р. N 637.
Вказаною Постановою КМУ визначено, що при відсутності документів про стаж роботи, який дає право на призначення пенсії, підтвердження такого стажу здійснюється показаннями свідків які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, установі, організації або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Ø військовими діями, аваріями, катастрофами;
Ø стихійними лихами та іншими надзвичайними ситуаціями;
Ø ліквідацією підприємства, установи, організації;
Ø відсутністю архівних даних з інших причин.
Таким чином, для звернення до органу Пенсійного фонду за підтвердженням трудового стажу показами свідків потрібно буде довести відсутність документів про стаж внаслідок однієї із вищеперелічених подій.
Слід зауважити, що показаннями свідків можна підтвердити лише загальний трудовий стаж. Стаж роботи який дає право на призначення пенсії на пільгових умовах та в пільгових розмірах показаннями свідків не підтверджується.